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入庫單或出庫單保存后自動審核(單據自動審核功能)
免費ERP系統(tǒng) 2018-2-7 22:31:6 知識點滴 次閱讀 查看評論
要理解:企管王免費生產管理軟件中的入庫單或出庫單保存后自動審核(單據自動審核功能)這個功能,那么需要先了解【審核】是什么意思?!緦徍恕吭谲浖锵喈斢趶秃?,確認生效的意思。只有當單據審核了之后,這張單據才正式生效。比如,做了一張入庫單,入庫貨品A,10個。當你保存了這張單據之后,系統(tǒng)里就有這張單據了。但是,這時候你去查詢庫存的時候會發(fā)現貨品A的庫存數量并沒有發(fā)生變化,也就是并沒有把這入庫的10個加到庫存數量里。而只有當你去點一下這張入庫單據上面的【審核】按鈕之后,系統(tǒng)才會把這10個貨品加到庫存數量里,庫存數量才會發(fā)生變化。所以,【審核】就相當于復核確認的意思。審核了之后的數據才正式生效,才會影響庫存。
為什么會這樣呢?
首先,正常情況下,做單據的人,和審核人應該是兩個人,因為只有這樣,才能確認或者容易發(fā)現做的單據是否有錯誤,并且也起到相互監(jiān)督的作用。這就好比管錢的時候為什么總是一個人當會計做賬,一個人管錢當出納,一定會分開來管理的原因。就是為了相互監(jiān)督。
說了這么多,大家其實不用想得太復雜,只需要知道:單據必須審核之后才生效。這一句話就可以了。至于為什么,能理解就理解,不能理解就不要去深究了。
但是,由于有些公司,人員有限,所以,一般都不會分得那么細,制單和審核就都由一個人來做了。針對這種情況,為了方便用戶快速操作,我們就增加了這個【單據自動審核】的功能。
下面我們就來看一下這個功能具體是怎么使用的。(點擊圖片可以查看清晰大圖)
先到【系統(tǒng)管理,系統(tǒng)設置,系統(tǒng)功能設置,入庫單設置】里,把【入庫單保存后自動審核】這一項打上勾,然后點【保存設置】,這樣就開啟了這個功能。
隨便做一張入庫單,然后點擊【保存生效】按鈕后,系統(tǒng)會自動審核這張單據,并且自動記錄審核人是誰。(審核人就是點擊保存生效按鈕的這個操作員)
下圖就是系統(tǒng)自動幫我們審核完成之后的提示,在左下角審核人這一欄,已經自動記錄了當前執(zhí)行些操作的操作員帳號,以及操作時間。
如果沒有開啟【單據自動審核】功能,單據在保存后是下面這個樣子。左下角的審核人這一欄是一個【-】橫杠,表示未審核。(有些客戶保存了單據,但是沒有審核,以至于去查詢庫存的時候發(fā)生庫存數量沒有變化,一般就是由于沒有審核的原因,來看看這里的審核人是不是一個橫杠就清楚了)
想讓單據生效,我們只需要手工點擊一下上面的【審核】按鈕,就可以了。審核之后,審核人這一欄會自動變成當前的操作員,并且,庫存數量也會發(fā)生變化。
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